Geschäftsprozessmanagement

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Inhaltsverzeichnis

Überblick

Die Themen und Aufgabenbereiche des Geschäftsprozessmanagements sind vielfältig. Ein Überblick darüber gelingt am besten, wenn man sich am Lebenszyklus von Geschäftsprozessen orientiert. Dieser umfasst die folgenden Phasen:

  • Während der Prozessidentifikation wird festgestellt, welche Geschäftsprozesse im Unternehmen auftreten und ein gemeinsames Verständnis dafür geschaffen.
  • Die Ist-Modellierung hat zum Ziel, den aktuellen Stand der Prozesse zu dokumentieren. Das geschieht üblicherweise in der Form von Prozessmodellen.
  • In der Phase der Prozessanalyse werden die Optimierungspotenziale der Prozesse ermittelt, dokumentiert, bewertet und priorisiert.
  • Die Soll-Modellierung dient dazu, die festgestellten Optimierungspotenziale zu erschließen und in Form eines Soll-Modells festzuhalten, wie der Prozess in Zukunft ablaufen soll.
  • Die für die Änderung des Prozesses notwendigen Maßnahmen werden in der Phase der Prozess-Implementierung durchgeführt. Dabei sind sowohl organisatorische Aspekte zu beachten als auch die Unterstützung der Prozesse durch geeignete IT-Services zu realisieren.
  • In der Phase der Prozessausführung werden die einzelnen Instanzen der Prozesse erzeugt und ausgeführt.
  • Die Prozessüberwachung dient dazu, Daten über die Prozesse zu gewinnen und zu Ist-Kennzahlen zusammenzufassen. Auf dieser Basis kann festgelegt werden, ob der Prozess die Phasen ab der Ist-Modellierung erneut durchläuft.

BPM-Toolauswahl: Unterstützung bei der Auswahl einer Software für das Prozessmanagement

Ausgangssituation

Das Themenfeld Geschäftsprozessmanagement umfasst viele verschiedene Bereiche. Daher ist die Frage, welches Werkzeug die dabei anfallenden Aufgaben im Unternehmen optimal unterstützen kann, nicht leicht zu beantworten.

Vorgehen bei der Auswahl geeigneter Werkzeuge

Das Fraunhofer IAO schlägt für die Toolauswahl eine systematische Vorgehensweise vor, die sich in der Praxis bewährt hat. Diese beinhaltet folgende Schritte:

  • Einsatzzweck festlegen
  • Beteiligte Personen befragen
  • Anforderungen sammeln und priorisieren
  • Anwendungsbeispiel erstellen
  • Werkzeuge anhand des Beispiels prüfen
  • Entscheidung vorbereiten

Unterstützung bei der Identifikation geeigneter Werkzeuge

Um die Vielzahl der am Markt verfügbaren Produkte und Anbieter auf eine handhabbare Größe einzugrenzen, können Marktstudien genutzt werden. Das Fraunhofer IAO hat in den vergangenen Jahren verschiedene Marktstudien zu Geschäftsprozessmodellierungswerkzeugen erstellt.

Social BPM

Seit einigen Jahren wird der Einsatz von Techniken und Methoden aus dem Bereich der sozialen Medien für das Geschäftsprozessmanagement diskutiert. Damit ist die Erwartung verbunden, dass die Vorteile sozialer Software genutzt werden können, die Aufgaben im Geschäftsprozessmanagement besser zu bewältigen. Dazu gehören u.a.

  • eine verbesserte Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen
  • eine größere Bekanntheit und Akzeptanz der festgelegten Unternehmensprozesse
  • die unkomplizierte Zusammenarbeit bei der Bewältigung von Aufgaben

Es sind viele verschiedene Wege denkbar, um diese Potenziale zu erschließen. Das Fraunhofer IAO hat zunächst in einer Online-Befragung untersucht, welche Themenstellungen im Bereich Social BPM für die verschiedenen Marktteilnehmer interessant sind und welche Einsatzfelder es gibt. Anschließend wurde im Rahmen der Marktstudie zu Geschäftsprozessmanagementwerkzeugen eine Schwerpunktstudie zum Thema Social BPM veröffentlicht, in der anhand von 10 GPM-Anbietern das aktuelle Lösungsangebot dargestellt wird.


Compliance in Geschäftsprozessen

Unternehmen sehen sich heutzutage mit einer Vielzahl von Gesetzen, Richtlinien und Best-Practices, die eingehalten werden müssen. Mit zunehmender Prozessorientierung bei der täglichen Arbeit ergeben sich aus diesen Regularien Anforderungen, die im Geschäftsprozessmanagement beachtet werden müssen. Dabei muss die regelkonforme Ausführung von Geschäftsprozessen sichergestellt und auch gerichtsfest dokumentiert werden.

Der daraus erwachsende Themenkomplex wird oft mit den Schlagwörtern Governance, Risk und Compliance (GRC) zusammengefasst.

  • Governance bezeichnet Regeln und Richtlinien der Unternehmensführung, die sicherstellen, dass Prozess Unternehmensziele und –strategie unterstützen
  • Risk oder Risikomanagement bezeichnet den strukturierten Umgang mit Risiken in Prozessen, beispielsweise durch Risikoanalysen und Kontrollen
  • Compliance bezeichnet das regel- und gesetzeskonforme Verhalten eines Unternehmens und umfasst Regeln, Kontrollen und Dokumentation

Mit dem Trend zu verteilten und automatisierten Geschäftsprozessen können diese Themengebiete durch manuelle Tätigkeiten nicht mehr adäquat behandelt werden. Das Fraunhofer IAO forscht an innovativen Standards und Lösungen zum umfassenden Compliance-Management, beispielsweise im DFG-Projekt Co.M.B..

Auch kommerzielle Anbieter von Lösungen zum Geschäftsprozessmanagement beginnen, GRC zu unterstützen. Um einen Marktüberblick darüber zu gewinnen, hat das Fraunhofer IAO 2014 eine Marktstudie durchgeführt, die online kostenlos verfügbar ist.


Überwachung von Geschäftsprozessen

Mit der zunehmenden Automatisierung und Verteilung von Geschäftsprozessen nimmt der Bedarf an einer Überwachung von Geschäftsprozessen zu. Dabei stößt die manuelle Überwachung schnell an ihre Grenzen – der Zeitaufwand, um Prozesskennzahlen manuell zu ermitteln und auszuwerten, ist zu hoch. Daher ist eine automatisierte Überwachung von Geschäftsprozessen notwendig.

Vorteile einer automatisierten Geschäftsprozessüberwachung sind u.a.:

  • Automatische Berechnung und Darstellung von Kennzahlen über Dashboards o.Ä.
  • Alarme bei der Verletzung von Zielen, Regeln oder Sollgrößen
  • Langzeitanalyse der Prozessergebnisse und Performance

Je nach technischer Ausstattung und Geschäftszielen müssen Lösungen für Prozessüberwachung konzipiert, implementiert und integriert werden. Das Fraunhofer IAO entwickelt neue Methoden und Technologien, um Firmen dabei zu unterstützen. Lösungen des Fraunhofer IAO werden bereits erfolgreich in der Banken- und Versicherungsbranche eingesetzt.

Um einen Überblick über die Unterstützung von Prozessüberwachung in Geschäftsprozessmanagementwerkzeugen zu gewinnen, hat das Fraunhofer IAO 2014 eine Marktstudie durchgeführt, die online kostenlos verfügbar ist.


Studien

Download der Studien kostenlos:


Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zum Themenfeld Geschäftsprozessmanagement sind hier zu finden: http://www.swm.iao.fraunhofer.de

Informationen zu den Studien des Fraunhofer IAO sind hier verfügbar: https://shop.iao.fraunhofer.de